Понятие функций управления их виды и содержание. Понятие функции управления. Понятие и классификация функций управления
Управление означает руководство чем-либо, кем-либо.
· управление - это функционально-организованная система (биологическая, социальная, техническая), обеспечивающая их целостность;
· служит интересам взаимодействия какой-либо системы элементов;
· внутреннее качество целостной системы основными элементами которой являются субъектоуправляющий и объектоуправляемый;
· предполагает внутреннее взаимодействие составляющих систему субъектов и взаимодействие целостных систем различного иерархического уровня;
· управление есть управляющее воздействие субъекта на объект;
· реально только тогда, когда на лицо подчинение объекта субъекту управления.
Общие управленческие функции:
· прогнозирование;
· планирование;
· нормативное регулирование;
· методическое руководство;
· работа с кадрами;
· контроль.
Общие функции - это всеобщие личные взаимодействия между субъектами и объектами управления, устойчивые, относительно самостоятельные, специализированные виды управленческой деятельности. Каждая функция объективно необходима.
Общие функции управления конкретны, персонифицированы в функциях отдельных органов, структурного подразделения и должностей. Этим определяется компетенция структурных единиц.
1. Ориентирование системы:
прогнозирование;
планирование;
нормативное регулирование;
методическое руководство.
2. Обеспечение системы:
кадровое;
материально-техническое обеспечение;
финансирование;
организационно-структурное обеспечение;
информационное.
3. Оперативное управление системой:
непосредственное регулирование деятельности;
контроль;
оценка деятельности.
Тема 8
Государственное управление
Это специфический вид государственной деятельности, разновидность социального управления с функционированием которого связано формирование административного права.
Термин государственного управления широко используется в законодательстве стран. Конституция1993 г. внедрила новый термин - исполнительная власть.
Основные признаки:
1. Конкретный вид деятельности по осуществлению единой государственной власти.
2. Деятельность исполнительно-распорядительного характера, основным путем является исполнение, то есть проведение в жизнь законов.
3. Деятельность специальных субъектов - органы государственного управления.
4. Исполнительная деятельность, осуществляемая в процессе повседневного и непосредственного руководства различными сферами жизнедеятельности общества.
5. Деятельность подзаконная, осуществляемая на основе и во исполнение закона.
Специфические признаки:
1. Вертикальность, субординационность, иерархичность.
2. Реализация юридически властных полномочий в административном порядке, то есть внесудебном.
3. Возможность административного правотворчества.
4. Включение в механизм государственного управления не только исполнительно-распорядительных органов, но и всех иных звеньев управленческого аппарата.
Принципиальные обстоятельства:
1. Государственное управление и реализующие его функции государственные органы есть составная часть единого механизма государственной власти.
2. Государственное управление связано с исполнительным его назначением.
Тема 8
: Административно-правовые основы теории государственного управления
Исполнительная власть
В механизме государственной власти определяется переход от разделения труда к разделению властей. С принятием Конституции Российской Федерации провозглашен принцип разделения властей, который ранее игнорировался.
Государственная власть едина в своих проявлениях:
1. Законодательная власть.
2. Исполнительная власть.
3. Судебная власть.
Государственная власть должна строиться на определенной функционально-компетенционной специализации. Это означает, что именно власть в ее государственном правовом выражении служит единой основой функционирования субъекта.
Основные черты исполнительной власти.
1. Относительно самостоятельная разновидность государственной власти.
2. Самостоятельна только в функционально-компетенционном смысле.
3. Существует наряду с законодательной и судебной властями, т.е. является непременным атрибутом государственно- властного механизма.
4. Это есть способность и возможность оказывать определяющее воздействие на деятельность, поведение людей. Отличительным признаком является то, что власть реализуется к различным субъектам.
5. Не тождественна исполнительной деятельности, так как исполнительная деятельность не власть, а форма ее практической реализации.
6. Олицетворяется в деятельности специальных субъектов, наделенных исполнительной компетенцией.
7. Организуется и осуществляется на началах федерализма.
Два основных аспекта исполнительной власти.
· юридический - право и возможность субъекта управлять кем-либо, подчинять своей воле других людей, издавать акты, осуществлять организаторскую работу;
· политический - включает в себя комплекс политико-правовых явлений и прежде всего аппарат государственного управления, компетенцию его органов и служащих.
Органы исполнительной власти.
К органам исполнительной власти РФ относятся федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов РФ, образующие единую систему.
Современный правовой статус органов исполнительной власти характеризуется общими позициями:
1. Представляя собой одну из ветвей единой государственной власти, они пользуются относительной юридической самостоятельностью в осуществлении исполнительной власти и в отношениях с субъектами представительной и судебной властей.
2. В большинстве своем органы исполнительной власти формируются при решающем участии Президента РФ и уполномоченных субъектов исполнительной власти РФ.
3. Органы исполнительной власти не подотчетны и не контролируются органом представительной власти
4. Органы получили значительную возможность влиять на правотворческую деятельность представительных органов.
5. Органы исполнительной власти самостоятельны в пределах, очерченных правом.
6. Обладают государственно-властными полномочиями, в том числе по изданию правовых актов и их реализации.
7. Подзаконность деятельности органов исполнительной власти.
8. Органы исполнительной власти обладают гражданской правоспособностью.
Виды органов исполнительной власти.
Для деления их на виды существуют различные критерии:
1. В зависимости от государственного устройства:
· федеральные;
· субъектов РФ.
2. По организационно-правовым формам:
· правительства;
· советы министров, имеющие статус правительства;
· министерства;
· государственные комитеты;
· комитеты;
· службы;
· главные управления и управления;
· инспекции;
· агентства;
· департаменты;
· администрации;
· отделы и другие.
Эти параметры закреплены в нормативно-правовых актах, определяющих их статус.
Органы исполнительной власти создаются и действуют на различных уровнях. По общему правилу правительства, советы министров, министерства, государственные комитеты образуются на уровне республик, но в настоящее время допустимо их образование и на уровне субъектов РФ.
Федеральные органы образованы в соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти».
В Указе определено функциональное назначение, компетенция и организация работы федеральных органов исполнительной власти.
Федеральное министерство - орган исполнительной власти, осуществляющий реализацию государственной политики в установленной сфере деятельности и межотраслевую координацию.
Федеральная служба – орган специальной компетенции, осуществляющий функции контрольно-надзорные и функции по охране общественной безопасности и правопорядка.
Федеральное агентство - исполняют специальные функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг.
Данный нормативный правовой акт дополнен Указом Президента РФ от 20.05.2004 г. «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти».
3. По характеру компетенции делятся на:
· Органы общей.
· Отраслевой.
· Межотраслевой.
· Внутриотраслевой.
4. По порядку разрешения подведомственных вопросов:
· коллегиальные.
· единоначальные.
Тема 8
: Административно-правовые основы теории государственного управления
Органы исполнительной власти субъектов РФ
По отношению к единой системе исполнительной власти различают 2-е группы органов исполнительной власти субъектов РФ.
1. Органы, которые вместе с федеральными органами исполнительной власти образуют ее единую систему.
2. Органы исполнительной власти субъектов федерации, образуемые по предметам ведения не отнесенным к ведению РФ.
Субъекты РФ формируют свои исполнительные органы в соответствии с Федеральным законом от 06.10.1999 г. «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», а также нормативными актами самих субъектов РФ, устанавливающими их статус.
Система органов исполнительной власти различных субъектов федерации имеют существенные различия в количестве и формах, составляющих их органов.
Системы и формы исполнительной власти в республике определяются их Конституциями, а также законами и иными актами.
В других субъектах федерации - уставами, принимаемыми в соответствии с законами и Указами Президента РФ.
Органы общей компетенции:
Советы министров или правительства республик. Они образуются либо представительными органами (возглавляются председателями), либо Президентом (возглавляются Президентом);
Администрации краев, областей, автономных округов, автономных областей, то есть субъектов РФ.
Органы отраслевой и межотраслевой компетенции.
В республиках - министерства, государственные комитеты, комитеты и главные управления;
В других субъектах РФ - главные управления, управления. комитеты, отделы;
На нереспубликанском уровне - департаменты.
Имеются особенности организации исполнительной власти городов республиканского значения. Действуют в отношении Москвы. И в систему органов исполнительной власти г. Москвы входят: мэрия, правительство Москвы, отраслевые и территориальные управления городом и иные органы, создаваемые мэром. При этом вводится понятие городская московская администрация, что тождественно мэрии. Для Санкт-Петербурга схема такая же, но исключено понятие мэрии как исполнительный орган государственной власти.
Тема 9
: Формы и методы управления
Понятие административно-правовых форм
В общенаучном понимании форма тесно связана с понятием содержание, под формой понимается этот или иной вариант выражения содержания.
Применительно к исполнительной власти, форма является способом выражения ее государственно-правового содержания, то есть всех юридических качеств как ветви власти.
С другой стороны, действия исполняемые субъектами исполнительной власти по своему характеру различны, значит должны быть различны и варианты их внешнего выражения.
Исполнительные органы власти осуществляют многие действия, не связанные с управлением. Для определения форм важно сочетание этих методов, выполняемые органами исполнительной власти.
Важное значение имеют и последствия совершаемых внешне выраженных управленческих действий. В одних случаях они вызывают прямые последствия юридического характера, в других нет. Первые и есть де действия, которые выражают управляющее воздействие как на внеаппаратные, так и внутриаппаратные отношения. Формы управления могут выступать:
· в качестве форм реализации исполнительной власти;
· в качестве реализации управленческой деятельности;
Форма управления - внешне выраженное действие исполнительного органа, должностного лица, осуществленное в рамках его компетенции и вызывающее определенные последствия.
Реализация исполнительной власти возможна только в административно-правовой форме.
Государственно-управленческая деятельность может быть выражена в правовой и неправовой форме.
Система действий исполнительных органов, которые образуют административно- правовую форму:
1. По степени юридического выражения:
· основные (издание правовых актов);
· основанные на них (действия, имеющие юридическую направленность регистрации).
2. По достигаемым результатам:
· позитивное регулирование;
· реакция на негативное явление в сфере государственного управления.
3. По направленности:
· воздействующие на общественные отношения (внешняя направленность);
· воздействующие на деятельность нижестоящего управленческого аппарата (внутренняя).
4. По объему:
· обязательные, конкретизированные.
5. По адресату:
· государственное управление (деятельность всей системы исполнительной власти);
· самоорганизация (внутри данного исполнительного органа).
6. По характеру и методам решения вопроса:
· процедурные действия;
· процессуальные.
7. По юридическому содержанию:
· дозволительные;
· запретительные;
· предписывающие.
Исполнительная власть имеет только юридические формы своего выражения в их системе.
Главенствующая роль отводится правовым актам управления.
Тема 9
: Формы и методы управления
Правовые акты управления
Это важное средство практической реализации целей и функций административной власти. Они являются решениями, которые субъекты управления принимают в процессе повседневного и непосредственного руководства различными сферами общественной жизни.
Основные черты, определяющие юридическую природу правовых актов управления.
1. Правовые акты управления являются формой исполнительно-распорядительной деятельности.
2. Подзаконность правового акта управления.
3. Правовые акты управления издаются от имени определенной структурной единицы государственного аппарата.
4. Правовые акты управления являются односторонними властными волеизъявлениями их авторов.
5. Правовые акты управления всегда оформлены надлежащим образом. Оформление заключается в соблюдении процедуры принятия (согласование, обсуждение, голосование) и соблюдении необходимых мер делопроизводства (номер, дата, автор), его подписании и утверждении, регистрации или опубликования.
6. Все правовые акты управления влекут юридические последствия. В зависимости от этого их делят на:
которые устанавливают, изменяют, отменяют нормы права;
влекут возникновение, изменение, прекращение отношений, которые служат юридическими фактами.
Правовые акты управления - особый вид подзаконных официальных юридических актов, принимаемых субъектами исполнительной власти в процессе исполнительно-распорядительной деятельности, оформленных в соответствии с нормами права, содержащих односторонние властные волеизъявления и влекущих юридические последствия.
Менеджмент
- это система методов управления в
условиях рынка или рыночной экономики, которые предполагают ориентацию фирмы на спрос и
потребности рынка, постоянное стремление к повышению эффективности производства с
наименьшими затратами, с целью получения оптимальных результатов.
Управление
- это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации (Мескон М. Х.). Суть управления состоит в оптимальном использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.
Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций:
планирования, организации, мотивации сотрудников и контроля.
Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).
Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.
Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.
Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.
Руководитель и его роли
Руководитель
- человек, наделенный полномочиями принимать управленческие решения и
осуществлять их выполнение. Под ролью руководителя понимается "набор определенных поведенческих
правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности" (Минцберг). Выделяют
десять основных ролей руководителя. Эти роли руководитель выполняет в различные периоды своей работы.
Укрупненно роли руководителя разделяют на три группы:
Межличностные роли. Руководитель выполняет роль лидера, то есть он отвечает за мотивацию, набор, подготовку работников и т.д. Также руководитель является связующим звеном между своими работниками. Главный руководитель выполняет роль единоначальника - главного верховного руководителя.
Информационные роли. Являясь приемником информации, руководитель получает разнообразную информацию и использует ее в целях организации. Следующая роль руководителя- распространение информации среди членов организации. Руководитель выполняет так же представительские функции, то есть передает информацию об организации при внешних контактах.
Роли по принятию решений. Руководитель выступает в роли предпринимателя, разрабатывает и контролирует различные проекты по совершенствованию деятельности организации. Также он выступает в роли человека, устраняющего нарушения в работе организации. Руководитель является распределителем ресурсов своей организации. К тому же он является лицом, ведущим переговоры с другими организациями от имени своей организации.
Все эти роли руководителя, в своей совокупности, определяют объем и содержание работы менеджера любой организации.
Уровни управленияКрупные организации нуждаются в выполнении очень больших объемов управленческой работы. Это требует деления управленческого труда на горизонтальный и вертикальный. Горизонтальный принцип разделения труда - это расстановка руководителей во главе отдельных подразделений, отделов. Вертикальный принцип разделения труда - это создание иерархии уровней управления, чтобы скоординировать горизонтально разделенную управленческую работу для достижения целей организации.
Руководителей делят на три категории:
Руководители низшего звена (операционные руководители). Самая многочисленная категория. Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий, за использованием ресурсов (сырья, оборудования, кадров). К младшим начальникам относятся мастер, заведующий лабораторией и т.п. Работа руководителя низшего звена является самой разнообразной, характеризуется частыми переходами от одного вида деятельности к другому. Степень ответственности руководителей низшего звена не очень высока, иногда в работе присутствует значительная доля физического труда.
Руководители среднего звена. Они контролируют работу руководителей низшего звена и передают обработанную информацию для руководителей высшего звена. К данному звену относятся: заведующие отделом, декан и т.д. На руководителей среднего звена ложится существенно большая доля ответственности.
Руководители высшего звена. Самая малочисленная категория. Они отвечают за разработку и реализацию стратегии организации, за принятие особо важных для нее решений. К руководителям высшего звена относятся: президент компании, министр, ректор и т.д. Работа руководителя высшего звена является весьма ответственной, так как фронт работы большой, а темп деятельности напряженный. Их работа, в основном, заключается в умственной деятельности. Они постоянно должны принимать управленческие решения.
Современный управляющий
Изменения в обществе, экономике, технологиях заставляют по новому
осмыслить понятия управления в современной организации, переформулировать
профессиональные характеристики управляющего, необходимые для успешного управления
организацией в современных условиях.
В современных условиях все большее значение приобретают отрасли, связанные с
интеллектуальной деятельностью. В России, в период переходной экономики, возникает
повышенный спрос на менеджеров в обслуживающих сферах - торговля, финансы, информационные
технологии.
Таким образом, современный менеджер должен обладать способностями по
управлению подобным бизнесом, и владеть навыками принятия решений в условиях неопределенности.
В статье "Менеджер 21-го века: кто он?" (журнал "Менеджмент в России и за рубежом")
экономисты Поршнев А. Г. и Ефремов В. С. говорят об управлении в современном обществе так:
"В обществе, где управление опирается на интеллектуальное сотрудничество
людей; на их сетевую кооперацию, подразумевающую многосвязность и участие каждого человека во
многих производственных процессах, требующих его знаний и умений; на интеграцию процессов
планирования и исполнения; на создание динамичных, проблемно-ориентированных
коллективов тружеников отношения найма труда уступают место отношениям купли-продажи
продукта труда. И это есть революция."
Современный управляющий должен руководствоваться следующими принципами:
- Ориентация на людей, так как люди - это самый жизненно важный ресурс организации.
- Дух соперничества, то есть умение добиваться успеха в условиях острой конкуренции.
- Внешняя перспектива, то есть способность вступать в союзы и добиваться поддержки извне, в том числе у ключевых фигур.
- Ориентация на системы, то есть системное управление как решение задачи дирижирования "информационным оркестром".
- Гибкость и способность принимать решения в условиях неопределенности.
- Ориентация на будущее.
Как уже отмечалось, впервые попытки классификации управленческих функций были предприняты представителем классической школы управления – Анри Файолем, который распределил все операции, имеющие место в организации, на шесть групп:
1. технические (производство, изготовление, переработка);
2. коммерческие (покупка, продажа, обмен);
3. финансовые (изыскание капиталов и управление ими);
4. страховые (по охране имущества и лиц; связанные с безопасностью);
5. учетные (бухгалтерские; инвентарь, баланс, издержки, статистика);
6. управленческие (административные), состоящие из элементов планирования, организации, руководства, координации и контроля
Как видно из предложенной классификации, функции управления появляются в рамках административных операций в организации, которые и составляют сущность управления.
Однако с позиции классической школы , управленческие функции рассматривались независимо друг от друга. Процессный подход к эволюции менеджмента решает указанную проблему и позволяет рассматривать управление как процесс взаимосвязанных действий, направленных на достижение целей организации.
Согласно процессному подходу , управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других – это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями (функциями управления). Каждая управленческая функция представляет собой процесс, потому что тоже состоит из взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.
П. В. Шеметов определяет функцию управления как определенный вид трудовой деятельности, обособившийся в процессе специализации управленческого труда.
Процесс управления – необходимая последовательность действий, из которых складывается воздействие менеджера на коллектив, т.е. воздействие управляющей подсистемы на управляемую.
Содержание управления раскрывается в его функциях . Е. П. Михалева считает, что функции как таковые представляют собой совокупность систематически повторяющихся действий менеджеров всех уровней, обеспечивающих процесс управления организацией. Функции (управления) – виды деятельности, с помощью которых субъект управления (руководитель, аппарат управления) воздействует на управляемый объект (трудовой коллектив).
П. В. Шеметов определяет функции управления в общем виде как совокупность относительно однородных по некоторому признаку действий, направленных на достижение частной цели и в то же время подчиненных общей цели управления.
Несмотря на разнообразие, функции делятся на общие и конкретные (частные). Общие функции – часть управленческого цикла, характеризующаяся регулярным видом деятельности. П. В. Шеметов считает, что общие функции – это виды деятельности, не связанные с особой спецификой объекта управления и общие для всех органов управления.
По мнению М. Мескона, М. Альберта, Р. Хедоури, общими функциями являются планирование, организация, мотивация и контроль.
По мнению И. Н. Герчиковой, работа менеджера заключается в выполнении управленческих функций, к которым относятся планирование, организация, мотивация и контроль.
Специалисты в области менеджмента также выделяют такие общие функции , как:Целеполагание,
Планирование,
Прогнозирование,
Организация,
Координация и регулирование;
Мотивация, активизация, стимулирование,
Руководство,
Контроль, учет и анализ.
Они представляют собой части управленческого цикла, определяют специализацию труда. Особенностью функций является их взаимное проникновение друг в друга.
По мнению Э. М. Короткова, указанные функции являются основными (общими), поскольку они реализуются в управлении любым объектом и составляют содержание управления объекта как такового независимо от особенностей объекта и условий управления.
Конкретные функции (специальные) определяются по принадлежности к конкретной стадии производственного процесса. Конкретные функции управления могут иметь следующую классификацию:
1. По признаку воздействия на все сферы деятельности организации в целом: перспективное и текущее экономическое и социальное планирование, организация работы по стандартизации, учет и отчетность и экономический анализ
2. По признаку воздействия на отдельные стадии производственного процесса : управление технической подготовкой производства, организация производства, управление технологическим процессами, оперативное управление производством, организация метрологического обеспечения, технический контроль и испытания, маркетинг
3. По признаку воздействия на отдельные факторы производства управление персоналом, управление организацией труда, организация творческой деятельности трудового коллектива, МТС, капитальное строительство, финансы
Специальные функции – это подфункции конкретной функции управления.
Функции планирования, целеполагания
Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ.
Как видно, одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Таким образом, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.
Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.
Анри Файоль, которому принадлежит разработка теории административного управления, в начале ХХ в. выделил пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.
Но очень часто говорят лишь о четырех функциях управления - планирование, организация, мотивация и контроль.
Концепция российского менеджмента как процесса выполнения взаимосвязанных функций планирования, организации, координирования и регулирования, мотивации, контроля объединила ряд теорий управления, в частности, школу научного управления, административную теорию, бихевиористическую школу, исследующую тенденции поведения людей исходя из развития потребностей и формирующейся теории мотивации. В дельнейшем развитии процессная модель менеджмента уточнялась и расширялась, углублялась вследствие применения к менеджменту методологии системного и ситуационного подходов, социологических исследований, экономико-математических методов и моделирования.
Сущностная характеристика менеджмента - это функция или вид деятельности по руководству людьми. Эту особенность любого вида управления отмечала Мэри Паркер Фоллет в определении менеджмента как обеспечения выполнения работы с помощью других лиц. В процессе развития менеджмента сущность управления получила трактовку "воздействия" на людей для согласования и упорядочения их действий в совместном труде посредством мотивации поведения .
Наиболее полное содержание менеджмента как процесса отражают основные функции, выступающие общим условием управления социальными и социально-экономическими процессами. Процесс воздействия будет реальным при его завершении в производственно-хозяйственной деятельности, где применяются любые средства взаимодействия: цели, стратегии, методы, структуры управления. Поэтому процесс управления может быть рассмотрен как процесс взаимодействия субъекта и объекта управления, где реализуются идеи субъекта, т.е. менеджера. Данная группа функций объединяется процессом выработки и реализации управленческого решения, имеющим универсальные этапы в определенной их последовательности, которые можно трактовать как группы функций менеджмента, т.е. видов деятельности по выработке и реализации управленческих решений.
Сущностная особенность менеджмента обуславливает наличие менеджера - субъекта управления, профессионального управляющего, прошедшего специальную подготовку, дающую ему право на выполнение функций по руководству людьми.
В рыночных условиях должны закрепляться не только функции, но и ресурсы, связанные с выполнением данных функций и принятием решений, конкретные виды ответственности за результативность менеджмента.
Для менеджеров знание взаимосвязи и взаимодействия групп функций менеджмента создает условия принятия правильных решений в области формирования и функционирования систем менеджмента.
Отметим главные особенности функций менеджмента. Отношения управления в рыночной экономике многогранны, многослойны, ибо отражают разные грани социально-экономических отношений между людьми и коллективами, занятыми в производственных и непроизводственных сферах деятельности организаций различных форм собственности .
Важная особенность функций менеджмента, обусловленная спецификой российской экономики, заключается в потребности высокой степени адаптивности к изменениям внешней и внутренней среды.
Переходный этап развития рыночной экономики России характеризуется особым характером взаимодействия рыночных рычагов управления и системы государственного регулирования. Поэтому функции менеджмента, помимо их интеграционной роли, обеспечивают адаптацию производственно-хозяйственных систем к новым и часто изменяющимся государственным регулятором, а также адаптацию к новым рыночным условиям во всех сферах хозяйственной и социальной деятельности.
Под адаптивностью понимается способность сохранения качественной определенности функции менеджмента при изменениях социально-экономической среды. В систему адаптивных элементов системы менеджмента включается вся совокупность средств воздействия: целевые, регулирующие, координирующие, активизирующие, мотивирующие, контролирующие, самоорганизующие. Отсюда следует, что система средств воздействия и взаимодействия по каждой функции должна обладать гибкостью и обеспечивать меньшие потери ресурсов при изменении социально-экономических и организационно-технических факторов.
Следует отметить и процессы адаптации к ошибочным решениям и негативным явлениям в системе управления. Так, нынешняя практика реформирования производственных отношений (одномоментный отпуск цен, введение законодательных актов задним числом, отсутствие механизмов их реализации) вызывает возмущение экономической среды и адаптацию к данным условиям низших звеньев (сокрытие доходов, неуплата налогов, неисполнение государственных решений.
Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс . управление административный менеджмент
Тема 6
Функции управления
В настоящей теме заинтересованный читатель найдет ответы на следующие вопросы:
понятие и значение функции управления;
место функции управления среди категорий менеджмента;
виды функций управления;
общие (основные) функции управления;
конкретные (специфические) функции управления;
специальные функции управления;
планирование как функция управления;
организация как функция управления;
руководство как функция управления;
мотивация как функция управления;
контроль как функция управления;
носители общих и конкретных функций управления;
взаимосвязь функций управления;
роль конкретной функции управления при создании органа управления;
функция управления как объект экономического анализа управляющей системы.
В производственно-хозяйственной практике (и в экономической литературе) мы нередко встречаем выражения: такой-то специалист хорошо выполняет свои функции, специалист не справляется с выполнением должностных обязанностей, отдел кадров выполняет функции (разработка текущих и перспективных планов комплектования предприятия кадрами, изучение деловых качеств специалистов предприятия с целью подбора кадров на замещение вакантных должностей руководителей, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников и т. д.).
Выходит, что определенные функции выполняет и специалист, и отдел. Кроме того, в одном случае работник аппарата управления выполняет функции, а в другом случае – должностные обязанности. Что это, неточность выражения или какое-то противоречие? Попробуем разобраться, для чего рассмотрим понятийный аппарат изучаемой категории.
6.1. Понятие и значение функции управления
Прежде чем перейти к понятию функции управления, рассмотрим понятие функции вообще.
Функция (от лат functio – исполнение, осуществление) имеет ряд значений
деятельность, обязанность, работа;
работа, производимая органом, организмом (функция печени, слюнной железы);
обязанность, круг деятельности (должностные обязанности экономиста по труду);
назначение, роль того или иного элемента конструкции (функция шасси самолета, коробки перемены передач автомобиля);
роль, которую выполняет определенный социальный институт по отношению к целому (функция государства, семьи в обществе);
зависимая переменная величина (в математике, физике).
Из рассмотрения понятия функции вытекает, что любую работу, выполняемую отдельным работником или подразделением, можно назвать функцией вполне обоснованно. Но в силу установившихся норм и правил при оформлении организационных документов (положений о подразделениях и должностных инструкций работников) принято перечень работ, выполняемых подразделением, называтьфункциями, а перечень работ, выполняемых работником – должностными обязанностями. В последнем случае подчеркивается наделение должностного лица кругом обязанностей, за выполнение которых работник несет ответственность, поскольку должностная инструкция определяет правовой статус работника.
Теперь о функции управления как об особенном изучаемой категории, общее понятие которой нами уже дано. Остается только подчеркнуть специфику управленческого труда, где реализуются функции управления.
Функция управления – вид управленческой деятельности, с помощью которого субъект управления воздействует на управляемый объект.
Все функции, выполняемые работниками предприятия, делятся на две группы (рис. 6.1.1.):
Рис. 6.1.1.
Или иначе функции управления выполняются в управляющей системе, а функции производства – в управляемой системе.
Функция управления отвечает на вопрос, кто что делает или должен делать в системе управления производством.
Функции производства – это деятельность производственного персонала по производству продукции и услуг.
Значение функции управления. В теории управления производствомвопрос о функциях управления является одним из центральных. Он раскрывает сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях управления.
Возникновение функций управления – результат дифференциации целенаправленных воздействий, разделения и специализации труда в сфере управления. Содержание управления связано с содержанием производства, определяется им и вытекает из него.
Место функции управления в ряду основных категорий науки управления определяется следующей схемой (рис. 6.1.2.):
Рис 6.1.1
Судя по схеме распределения (см. рис 6.1.1.) функция управления занимает ключевое место среди основных категорий науки управления. Это говорит о том, что разработку структуры, применение методов и средств управления, подбор и расстановку кадров и т. п. следует осуществлять с учетом состава и содержания функций управления и эффективности их реализации, т. е. применение большинства категорий управления предполагает увязку их с функциями управления.
Функция управления – особый вид деятельности, выражающий направления осуществления целенаправленного воздействия на управляемый объект.
Два направления реализации функции управления . Формирование управляющей системы и воздействие на управляемую систему – два направления реализации функции управления.
Рис. 6.2.1.
Эти два направления находятся в постоянной связи и взаимодействии, ихединство характеризует устойчивость и соотносительность процесса производства и процесса управления.
Определение объекта управления. В общем видеобъектом управления может служить любая специфическая совместная производственно-хозяйственная деятельность. Но так как виды деятельности в отдельной производственной системе весьма многообразны, а их число велико, то в качестве объекта управления целесообразно выделять только структурно обособленные производственные звенья.
Объект управления представляет собой структурно обособленное производственноезвено, осуществляющее одну из стадий или часть стадии производственно хозяйственного процесса и являющееся приемником целенаправленного управляющего воздействия.
Производственно-хозяйственная деятельность предприятия может быть подразделена на три стадии и восемь этапов (объектов):
1. Подготовительная стадия содержит три этапа (объекта):
1) научно-техническая подготовка производства;
2) экономическая подготовка производства;
3) социальная подготовка производства;
2. Производственная стадия содержит три этапа (объекта):
1) основное производство;
2) вспомогательное производство;
3) обслуживающее производство.
3. Заключительная стадия содержит два этапа (объекта):
1) реализация продукции;
2) финансовая деятельность.
Этапы производственно хозяйственной деятельности структурно обособляются и представляют собой объекты управления.
В свою очередь, каждый из этапов можетраспадаться на более мелкие структурно обособленные объекты управления в соответствии с различными уровнями системы управления.
Например, на этапе научно-технической подготовки производства можно выделить следующие объекты управления:
Научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы;
Разработку технологии изготовления изделий;
Опытное производство.
6.3. Классификация функций управления
Все функции управления делятся на три группы (рис. 6.3.1.):
Рис. 6.3.1.
Общие (основные) функции управления. К ним относятся:
1) планирование;
2) организация;
3) руководство;
4) мотивация;
5) контроль.
В литературе по вопросам управления нет единой классификации общих (основных) функций управления. Различные авторы по-разному называют эти функции и насчитывают их от четырех до семи. Так, функцию «руководство» называют координированием и регулированием, а функцию «мотивация» – стимулированием. Кроме того, к общим функциям нередко относят учет и анализ. Но учет, как мы далее убедимся есть конкретная функция, а анализ – один из методов исследования экономических процессов.
Все пять общих (основных) функций управления располагаются в логической последовательности.
Общие функции управления выполняют руководители управленческих подразделений (отделов, служб) вместе с подчиненными им специалистами, а также руководители производственных подразделений со своими штабами. Иными словами, все без исключения руководители и управленческие подразделения выполняют общие (основные) функции управления.
Конкретные (специфические) функции управления. Содержание конкретных функций управления на различных предприятиях отражает специфику производства (тип, сложность производства и продукции, специализацию, масштабы и т. п.).
Каждая конкретная функция тесно связана с выделенным объектом управления. Поэтому установление количественного состава объектов управления служит основанием для определения конкретных функций управления, соответствующих каждому выделенному объекту управления.
Конкретные функции и наделяемые ими органы управления образуются по следующей логической цепочке (6.3.2.):
Рис. 6.3.2.
Число конкретных функций управления на предприятии будет столько, сколько окажется сфер (видов) производственно-хозяйственной деятельности, которые служат объектами управления. Для управления той или иной сферой деятельности создается орган управления (отдел, служба, бюро).
Формулирование конкретной функции управления начинается со слова «управление». К конкретным функциям управления относятся:
управление научно технической подготовкой производства;
управление основным производством;
управление вспомогательным и обслуживающим производством;
управление качеством продукции;
управление трудом и заработной платой;
управление кадрами;
управление материально-техническим снабжением;
управление финансами и кредитом;
управление сбытом продукции;
управление капитальным строительством;
управление социальным развитием коллектива.
Конкретной функцией наделяется орган управления (бухгалтерия, отдел кадров, финансовый отдел, планово-экономический отдел и т. д.), коллектив которого и занят выполнением данной функции наряду с участием в выполнении всех пяти общих (основных) функций управления.
Каждая конкретная функция на предприятии является комплексной по содержанию и включает в свой состав пять общих функции управления (планирование, организацию, руководство, мотивацию и контроль) для осуществления воздействия на организационно обособленные объекты управления.
Носители общих и конкретных функций управления. Носителем общих (основных) функций управления являетсявся управляющая система, а носителем конкретных (специфических) функций управления являются части (отделы, службы) управляющей системы (рис. 6.3.3.).
Рис. 6.3.3.
Функции звеньев (отделов, служб) управляющей системы, выделенные относительно конкретных объектов управления (сфер деятельности) представляютсодержание конкретных функций, а выделенные относительно всей управляющей системы – содержание общих функций. Таким образом, управление любым из выделенных объектов складывается из общих и конкретных функций.
Специальные функции управления. Этоподфункции (части) конкретных функций управления. Каждая конкретная функция обладает способностью расчленяться на составляющие (рис. 6.3.4.):
Рис. 6.3.4.
Из всех составляющих конкретной функции управления нас пока будет интересовать только подфункция (или отдельная работа). Например, конкретную функцию «Управление учетом и отчетностью» можно расчленить на следующие подфункции:
Учет предметов труда;
Учет основных фондов;
Учет оборотных средств;
Учет заработной платы;
Расчеты с работниками.
Подфункции конкретной функции (специальные функции) представляют собой отдельные участки работ, характеризующие разделение труда внутри управленческого подразделения. Специальные функции выполняют специалисты и технические исполнители в каждом подразделении управляющей системы.
6.4. Взаимосвязь функций управления
Все общие (основные) функциивзаимно проникают друг в друга. Так, например, планирование организуется, мотивируется, контролируется, осуществляется руководство им. Организация планируется, мотивируется, контролируется и т. д. В состав каждой конкретной функции включаются все общие функции. Получается, что в любом управленческом подразделении выполняются все три группы функций управления (общие, конкретные и специальные), которые тесно взаимодействуют между собой во времени и пространстве и образуют комплекс видов деятельности, осуществляемых субъектом управления при воздействии на объект управления.
Совокупность всех функций управления, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями в управляющей системе, формируетсодержание процесса управления, который будет рассмотрен в отдельной теме.
Взаимосвязь общих и конкретных функций управления можно проследить на приведенной схеме (рис 6.4.1).
Рис 6.4.1.
Как видно на схеме,каждая конкретная функция, выполняемая тем или иным управленческим подразделением, включает в свой состав все общие (основные) функции управления. Этот принципиальный момент следует учитывать при регламентации и анализе управленческих работ, а также построении организационной структуры и формировании процесса управления.
Все перечисленные нами функции управления «работают в одной упряжке», готовя управляющее воздействие, направленное на определенный объект управления. В подготовке управляющего воздействия принимают участие многие управленческие подразделения на различных уровнях управления, выполняющие при этом все группы функций управления.
Посмотрим картину подготовки управляющего воздействия по различным вопросам производственно-хозяйственной деятельности на примере сборочного цеха завода стиральных машин (рис. 6.4.2.).
Рис 6.4.2.
Число занятых подготовкой управляющего воздействия участников зависит от характера воздействия (носителя информации). Если воздействие – трудовые нормативы, то его участниками являются: отдел труда и заработной платы, нормативно-исследовательская лаборатория (бюро) и цеховое бюро труда и заработной платы. Если воздействие – технология и режимы работы оборудования, то его готовит служба главного технолога (ОГТ). Для подготовки совокупности управляющих воздействий для такого объекта управления, как цех, являющийся частью производства, привлекаются почти все управленческие подразделения на различных уровнях управления.
6.5. Функция управления как объект регламентации и анализа
Управленческий труд, как и труд по производству продукции и услуг, должен быть организован на научной основе. Только при таком условии может быть обеспечена рентабельность предприятия и его конкурентоспособность. Важнейшим принципом научной организации труда по управлению производством являетсярегламентация функций управления или управленческих работ.
Принцип регламентации означает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов, основанных не на произволе, лиц, наделенных властью, а на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.
Труд любого работника аппарата управления (служащего) состоит из функций, работ и операций и речь должна идти о регламентации такого труда по трем направлениям (объектам регламентации), которыми являются:
Результаты;
Затраты труда.
Регламентация содержания труда призвана решать следующие задачи:
Определить перечень функций, работ и операций, которые должны быть возложены на служащих в соответствии с целями и задачами предприятия;
Определить содержание, объем, периодичность и формы информации, необходимой для выполнения служащими возложенных на них функций, работ и операций;
Распределить функции, работы и операции между управленческими подразделениями в соответствии с принципами рационального разделения труда и построения организационных структур и закрепить их в положениях о подразделениях;
Установить конкретные должностные обязанности каждого работника по выполнению определенных функций, работ и операций исходя из требований рационального разделения труда и использования квалификации работников с закреплением в должностных инструкциях.
Регламентация результатов труда решает следующие основные задачи:
Установить перечень показателей, характеризующих важнейшие результаты деятельности служащих предприятия в целом и каждого структурного подразделения, исходя из главного критерия – степени влияния рассматриваемых частных результатов на реализацию конечных целей организации;
Установить порядок количественной оценки каждого показателя, характеризующего результаты коллективного и индивидуального труда служащих;
Создать основу объективной оценки итогов работы служащих, развития их творческой активности, определения вклада каждого коллектива и работника в достижение общих результатов деятельности предприятия.
Для решения перечисленных задач целесообразно разработать типовые перечни показателей результатов труда служащих, методы их количественной оценки.
Регламентация затрат труда имеет целью установить нормы количества и качества труда, необходимого для выполнения возложенных на служащих функций, работ и операций, а также для достижения требуемых результатов. Эта регламентация базируется на создании и использовании типовых и разработанных на их основе норм времени, норм обслуживания, нормативов численности, квалификационных справочников и других нормативных материалов по управленческому труду.
Для определения трудоемкости управления в структурном подразделении необходимо учесть затраты по всем специальным функциям (работам) и всем общим (основным) функциям и произвести расчет по формуле
, (6.5.1)
где – трудоемкость управленческих работ, час; – трудоемкость специальной функции i-го виды, ч; – трудоемкость основной функции j -го виды, ч; i = 1, 2, … n – число специальных функций; i = 1, 2, … m – число основных функций.
На основе трудоемкости выполняемых в подразделении функций, работ и операций за определенный период (месяц) можно рассчитать требуемую численность управленческого персонала. Прямой метод расчета затрат труда на управленческие работы связан с известными трудностями. Поэтому наиболее приемлемы косвенные методы.
Анализ функций управления. Цель анализа функций управления заключается:
В установленииотношений между элементами системы, осуществляющими функции управления, и их свойствами;
В определении направления, интенсивности и количества связей, стоимости их реализации.
При проведении анализа надо учитыватьтребования, предъявляемые к формированию и регламентации функции управления. К ним относятся:
Четкое определение и структурное обособление объектов управления и структурное обособление объектов управления на основе разработанных критериев;
Выделение конкретных функций управления, видов работ и операций;
Четкое разделение труда между функциональными и линейными органами управляющей системы;
Наличие положений о структурных подразделениях управляющей системы и должностных инструкций работников.
6.6. Планирование как функция управления
Планирование – это процесс подготовки на перспективу решений о том,что, кем, как, когда должно быть сделано.
А. Файоль так определяет планирование: «План действий – это одновременно и предвидимый результат и направление действий, которому надо следовать, и этапы, которые надо пройти, и методы которые следует применить. Это своего рода картина будущего, в которой ближайшие события очерчены с некоторой определенностью, в то время как отдаленные события выступают все менее и менее отчетливо. Она охватывает область деятельности, как ее можно предвидеть, и то, чем можно располагать в течение определенного периода времени».
О значении планирования А. Файоль пишет: «выражение «управлять значит предвидеть» дает представление о значении, придаваемое планированию в деловом мире. И это справедливо, поскольку предвидение – если и не все в управлении», то, по крайней мере важнейшая его часть».
Рассмотрим этапы планирования (рис. 6.6.1.):
Рис. 6.6.1.
Менеджеру важно знать составляющие планов, покажем их (6.6.2.):
Рис. 6.6.2.
Важнейшимицелями, которые преследуются в планировании деятельности предприятия, являются:
Объем продаж товарной массы;
Прибыль;
Доля на рынке.
Программа – это часть плана, определяющая согласованный по срокам, результатам и ресурсному обеспечению комплекс действий исполнителей по достижению поставленных целей.
Программа может включать такие виды действий:
размещение заказов на поставку дополнительного сырья;
закупку новых машин, позволяющих увеличить объем производства;
наем дополнительного персонала для эксплуатации нового оборудования и т. п.
Нормативы – это расчетные величины затрат рабочего времени, денежных и материальных ресурсов, используемых для планирования хозяйственной деятельности организации (предприятия).
Правила определяют направление и общие границы действий аппарата управления.
Процедура – это строго установленная последовательность действий в конкретных, часто повторяющихся ситуациях.
Метод – способ достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи, определенный инструментарий для совершения действий.
Планирование предполагает набор всех методов тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как составление бюджетов (план доходов и расходов), до более сложных – моделирование, разработка планов или отдельных эго разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшить неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.
Сметы – это планы по расходованию денежных средств, необходимые для успеха любого предприятия.
В планировании применяются следующие виды смет:
смета текущих расходов;
смета затрат на приобретение материалов, комплектующих изделий;
смета доходов от реализации;
смета капиталовложений;
кассовый план (поступление и расход наличности).
Задачи планирования. Разрабатываемые планы должны обеспечивать:
комплексное решение социальных и экономических проблем;
ускорение реализации научно-технических новшеств;
рациональное использование производственных фондов, материальных трудовых и финансовых ресурсов, усиление режима экономии и устранение потерь во всех звеньях производства;
образование материальных и финансовых ресурсов, необходимых для пропорционального и сбалансированного развития производства.
Принципы планирования. К ним относятся:
полнота планирования – учет всех событий и ситуаций, которые могут иметь значение для развития организации;
точность планирования – использование современных методов, средств, тактик и процедур, обеспечивающих точность прогнозов;
непрерывность планирования – это не разовый акт, а непрерывный процесс;
экономичность планирования – расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.
Виды планирования. Планирование определяется теми задачами, которые ставит перед собой предприятие на перспективу. В соответствии с этим планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.
Долгосрочный план (3–5 лет) носит описательный характер и определяет общую стратегию предприятия, поскольку трудно предугадать все возможные расчеты на такой длительный срок. В рамках долгосрочного планирования разрабатываются новые стратегии «продукт-рынок», которые включают в себя анализ возможностей развития новых производств, создание филиалов и т. д.
Среднесрочный план составляется на 2–3 года и содержит вполне конкурентные цели и количественные характеристики. На основе изменений номенклатуры и стратегии конкурентной борьбы для каждой группы продукции составляются планы по укрупненной номенклатуре продукции.
Краткосрочный план (на год, полгода, месяц) включает объем производства, планирование прибыли и др. Краткосрочное планирование тесно связывает планы различных партнеров и поставщиков и поэтому эти планы могут либо согласовываться, либо отдельные моменты плана являются общими для компании – производителя и ее партнеров.
Известны два вида внутризаводского (внутрифирменного) планирования:
Технико-экономическое;
Оперативно-производственное;
Технико-экономическое планирование делится на перспективное (долгосрочное) и текущее. Формой текущего планирования является годовой план – модель экономического и социального развития предприятия (или бизнес-план), который отражает все стороны производственно-хозяйственной деятельности коллектива предприятия.
Оперативно-производственное планирование предусматривает разработку на основе экономического и социального плана развития производства оперативных планов и графиков (месячных, декадных, суточных, сменных и часовых) по отдельным цехам, а внутри цехов – по производственным участкам, рабочим местам.
6.7. Организация как функция управления
Функция организации – это заблаговременная подготовка всего того, что необходимо для выполнения плана.
Целевое назначение организации как функции (организационная деятельность) состоит:
В созданииформальной организационной структуры;
В правильном подборе кадров;
В расстановке работников по рабочим местам, профессии и квалификации;
В установлении производственного задания.
Кроме того, необходимо обеспечитьналичие инструментов , оборудования, материалов, рабочих помещений и много другого, требуемого для выполнения плана.
Много времени и средств расходуется непроизводительно из-за неумения отдельных управляющих правильно организовывать рабочий процесс. Чтобы предупредить такие потери, приступая к реализации плана, нужно предусмотреть следующее:
Наличие работников необходимой численности, состава и квалификации;
Каждый работник должен знать свою роль в производственном процессе и взаимосвязь своей работы с задачами других;
Каждый работник должен иметь подготовку, позволяющую ему выполнить часть плана, за которую он отвечает;
Для выполнения плана работникам должно быть предоставлено все необходимое (инструменты, оборудование, материалы, помещение) в требуемое время и в заданном месте.
Принципы организации:
1. Подбор кадров. Успех любой организации зависит от правильного подбора кадров в большей степени, чем от чего-либо другого. Почти все проблемы бизнеса сводятся к проблеме человека.
2. Обязанности сотрудников. Соглашаясь на предложенные условия найма, сотрудник тем самым обязуется выполнять установленным образом свои служебные обязанности под руководством непосредственного начальника.
3. Полномочия управляющего. Управляющие имеют право выполнять возложенные на них обязанности и отдавать приказания своим подчиненным. Полномочия и обязанности передаются от начальника к подчиненному, образуя отношения подчиненности.
4. Делегирование полномочий – это наделение правами и обязанностями какого либо лица в сфере компетенции соответствующего управляющего.
Принципы делегирования полномочий. Известны пять принципов, повышающих эффективность делегирования полномочий:
1) принцип диапазона контроля;
2) принцип фиксированной ответственности;
3) принцип соответствия прав и обязанностей;
4) принцип передачи ответственности за работу на низший уровень управления;
5) принцип отчетности по отклонениям.
Диапазон контроля. Существует оптимальное число работников, непосредственно подчиненных одному управляющему (норма управляемости или подчинения). Есть предел того объема работ и числа подчиненных, которыми может эффективно руководить один человек. Этот предел и называетсядиапазоном контроля. Его определяют такие факторы как способности начальника, способности подчиненных работников, тип работы, территориальное размещение работников, мотивация работников, важность работы.
Принцип фиксированной ответственности . Делегирование ответственности подчиненному не снимает эту ответственность с лица, ее передавшего Делегирование – это процессразделения ответственности с подчиненными. Ответственность остается фиксированной (или закрепленной) за теми управляющими, которые ею располагали вначале.
Принцип соответствия прав и обязанностей. Объем делегированных прав должен соответствовать объему делегированных обязанностей. При делегировании полномочий частой ошибкой является та, что подчиненному не предоставляют прав, необходимых для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
Принцип передачи ответственности за работу на низший уровень управления. Любое задание следует передавать на низший уровень иерархии производства и управления, способный успешно его выполнить. Человеку по своей природе свойственно уклоняться от творческой работы, ибо такая работа всегда тяжела.
Принцип отчетности по отклонениям. Обо всех фактических или ожидаемых отклонениях от плана следует докладывать немедленно. В обычных условиях нет необходимости докладывать, что все идет по плану.
Итак, функцияорганизации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, определении порядка и условий его функционирования. Это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных предприятием целей.
6.8. Руководство как функция управления
Термин «руководство» мы используем для описания одной из функций менеджмента, которая связана с управлением людьми при решении какой-либо задачи. Большинство исследований, проведенных по теории руководства, показали, что попытка дать четкое определение «руководства» не имела большего успеха.
Понятие руководства. При определениируководства часто присутствуют четыре компонента:
Личные качества и характеристики руководителя;
Стиль руководства;
Коммуникация;
Функции руководителя (общие или основные функции управления).
Некоторые определения руководства учитывают те или иные из перечисленных компонентов.
Руководство – это процесс использования управляющим личного влияния и коммуникаций.
Характерные черты руководителей. Большинство исследований выделяет следующие важные характерные черты руководителя.
Интеллектуальные возможности выше среднего, в идеале руководитель должен быть немного умнее своих подчиненных.
Инициатива или способность понимать необходимость действия, а затем действовать. Эта характеристика, по-видимому тесно связана с энергией и жизнестойкостью, во многих случаях последнее снижается с годами.
Уверенность или способность поверить в то, что ты делаешь. Эта черта характера связана с пониманием человеком его места в обществе, с сильным желанием достичь цели. Однако эта уверенность должна быть не агрессивной, а скорее незаметной.
Способность посмотреть на ситуацию «с высоты птичьего полёта» – это способность преуспевающего менеджера «подняться» над данной ситуацией и рассмотреть ее в более широком контексте, а затем «опуститься» обратно и заняться более мелкими, но конкретными делами.
Принципы руководства. Назовем два основных принципа:
Первый принцип – ориентация руководства на конечную цель. Главная задача управляющего состоит в том, чтобы направить действия работников на четко определенные и ясно понимаемые цели организации.
Второй принцип – единство цели. Состоит в согласовании целей фирмы и ее работников. Организация функционирует наилучшим образом, когда ее цели и цели отдельной личности совпадают.
Роль руководителя. Каким должен быть хороший руководитель:
его отличает способность а) вдохновлять своих подчиненных и б) усиливать их стремление к достижению целей организации;
он знает, куда ведет, и способен побуждать подчиненных следовать за собой;
для него характерны высокие результаты;
от гордиться высоким качеством своей работы и тем, что соответствует занимаемой должности.
Эффективность труда руководителя. Она оценивается результатами труда его подчинённых. Поэтому менеджер должен стремиться:
к эффективному использованию способностей и энергии подчиненных;
доказать свою способность стимулировать достижение высоких результатов каждым работником;
сформировать эффективное подразделение, привлекая в него и удерживая хороших работников.
Стиль руководства. Стал темой для обсуждения, после того как К Левин опубликовал свое исследование различных стилей руководства в 1938 г. Он исследовал три типа стилей:
диктаторский – руководитель сам решает, что нужно сделать и как;
демократический – решения принимаются после обсуждения;
попустительский – члены группы работают самостоятельно, руководитель сам является членом группы.
В экспериментах Левина самой производительной была работа при диктаторском руководстве, но при этом необходимо было присутствие руководителя, в противном случае работа прекращалась. Члены этой группы проявляли агрессивность по отношению друг к другу и увлекались поисками «козлов отпущения». Демократичное руководство было самым популярным и позволяло получить стабильные результаты как по качеству, так и по производительности. Попустительский стиль руководства оказался самым плохим во всех отношениях.
Стиль руководства – это устойчивое мнение руководителя относительно той степени свободы, которая должна быть предоставлена подчинённым в подготовке решений.
Р Ликерт (1961) развил подход К Левина, предложив четыре стиля руководства:
Совещательный (консультативный) руководство принимает решение, но прежде советуется со всей группой;
Коллегиальный, означающий совместное принятие решений руководством и работниками (рис. 6.8.2.).
Рис 6.8.1.
Выбор стиля руководства. В своей работе «Как выбирать стиль руководства» Танненбаум и Шмидт (1958) предложили подход к объяснению стиля руководителя, который зависит от баланса власти руководства и свободы действий подчиненных (рис 6.8.2). Их теория гласит, что применяемый стиль руководства отражает четыре переменных и зависит от них.
руководитель – его личность и предпочитаемый им стиль;
подчинённые – потребности, отношения и навыки подчиненных или сотрудников;
задание – требования и цели работы, которую надо выполнить;
ситуация – организация, ее ценности и предрассудки.
Рис 6.8.2.
Хорошие коммуникации – необходимое условие успешного руководства. Коммуникация – это процесс двустороннего обмена мыслями и информацией, ведущий к достижению взаимопонимания.
У большинства людей процессы коммуникаций занимают до 70 % времени. Способность к коммуникациям (умение говорить, слушать, писать и читать) – это, видимо, одна из важнейших способностей человека.
Поскольку управляющие обязаны уметь заставить работать других, они должны в совершенстве владеть искусством коммуникаций. Оценки показывают, что до 80 % времени управляющих всех уровней расходуется на различные виды коммуникаций.
Существуют два основных направления распространения деловой информации:
1) вертикальное (вверх и вниз по уровням иерархии);
2) горизонтальное (на одном уровне иерархии).
Эффективность коммуникации и обратной связи по этим направлениям существенно различна. Эффективность горизонтальных потоков достигает 80–90 %. Это объясняется тем, что работающие на одном уровне управления хорошо понимают характер работы своих коллег, знают их проблемы и во многом догадываются о содержании поступившего сообщения.
Вертикальные коммуникации менее эффективны, чем горизонтальные. Исследования показали, что только 20–25 % информации, исходящей от дирекции предприятия, доходит до рабочих и правильно понимается ими.
6.9. Мотивация как функция управления
Мотивы – это активные движущие силы, определяющие поведение живых существ.
Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы «в знак протеста». Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения.
Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.
Менеджеров всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес возрастал по мере расширения личных свобод подчиненного, его превращения в частичного сопредпринимателя. Чем свободнее становился человек, тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить больше пользы.
Стремление человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Там, где управление и организация труда представляет сотрудникам такие возможности, их труд будет эффективным, а мотивы к труду – высокими. Значит, мотивировать сотрудников – это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.
Современные теории мотивации. Различные теории мотивации психологического и организационно-экономического направления можно разделить на две группы:
2) процессуальные теории мотивации – более современные, базируются в первую очередь на том, как ведут себя люди с учетом воспитания и познания (теория ожидания, теория справедливости и модель мотивации Портера-Лоулера).
1) физиологические потребности (еда, вода, одежда, жилье, воспроизведение рода);
2) потребности в безопасности (защита от преступников и внешних врагов, защита от нищеты и помощь при болезнях);
3) социальные потребности (потребность в дружбе, общении с людьми, принадлежность к коллективу);
4) потребности в уважении;
5) потребности самовыражения.
По теории Маслоу все потребности можно расположить в виде строгой иерархической структуры (рис 6.9.1).
Рис 6.9.1.
Такой иерархией Маслоу хотел показать, что потребности нижних уровней требуют удовлетворения и, следовательно, влияют на поведение человека прежде, чем на мотивации начнут сказываться потребности более высоких уровней.
В итоге вывод: руководитель должен решить, какие активные потребности движут людьми на данном отрезке времени и ориентироваться на них при решении задач мотивации работников.
Двухфакторная теория Герцберга. Во второй половине 50-х гг. Ф. Герцберг разработал модель мотивации, основанную на потребностях.
Герцберг выделил две группы факторов (рис.6.9.2):
мотивации – успех, продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы, высокая степень ответственности и возможности творческого и делового роста;
гигиены – политика фирмы, условия работы, заработок, межличностные отношения, степень непосредственного контроля за работой.
Теория мотивации Герцберга имеет много общего с теорией Маслоу Его мотивации сравнимы с потребностями высших уровней Маслоу.
Рис 6.9.2.
Процессуальные теории мотивации. (теория ожиданий, теория справедливости и модель Партера Лоулера). Основная мысль теории ожиданий состоит в надежде человека на то, что выбранный им тип поведения приведет к удовлетворению желаемого. Теория ожидания подчеркивает важность трех взаимосвязей затраты труда – результаты; результаты – вознаграждение, вознаграждение – удовлетворенность вознаграждением.
То, как люди распределяют и направляют свои усилия на достижение поставленных целей, дает ответ теория справедливости. Речь идет о том, что люди субъективно определяют отношение полученного вознаграждения к затраченным усилиям, а затем соотносят его с вознаграждением других людей, выполняющих аналогичную работу.
Если сравнение показывает дисбаланс и несправедливость, то у человека возникает психологическое напряжение. В этом случае необходимо мотивировать данного работника, снять напряжение и для восстановления справедливости исправить дисбаланс.
В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:
Установить набор критериев (принципов), которые сильно влияют на поведение сотрудника;
Создать атмосферу, благоприятную для мотивации рабочих;
Активно общаться со своими сотрудниками.
6.10. Контроль как функция управления
Контроль – это процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.
Контроль обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. Окончательная цель контролясостоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.
В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии:
1) эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков, сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);
2) эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);
3) выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления производством, способствовать устранению отклонений, выработке эффективных решений;
4) определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений Длина проверяемых отрезков должна позволять выявлять отклонения на самой ранней стадии.
Различают следующие виды контроля.
1. Предварительный контроль. Он напоминает айсберг, большая часть которого скрыта под водой. Это связано с тем, что некоторые аспекты контроля могут быть замаскированы среди других функций управления. Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (а не создание) определенных правил, процедур и линий поведения.
В организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В областичеловеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных – контроль за качеством сырья, чтобы сделать отличный товар. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и каких средств (наличных и безналичных) потребуется организации.
В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет две разновидности диагностический и терапевтический.
Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п., указывающие на то, что в организации что то не в порядке.
Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять предварительные меры.
2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект – сотрудники, а он сам является прерогативой их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.
Для осуществления текущего контроля аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.
3. Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем – в процессе ее выполнения).
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы ориентировать на проблемы в момент их возникновения, он:
1) дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем;
2) способствует мотивации.
На всех уровнях управления менеджеры выполняют все пять функций управления планирования, организации, руководства, мотивации и контроля.
